FUNKTIONEN

Kernfunktionen von Qivi

Qivi bietet eine Reihe von leistungsstarken Funktionen, die Dein Geschäft effizienter machen und Dir helfen, den Überblick zu behalten. Es ist Zeit, Dein Geschäft auf die nächste Stufe zu heben. Entdecke die Funktionen im Detail.

Einfache Zeiterfassung

Verliere nie wieder den Überblick über Deine abrechenbaren Stunden. Qivi's intuitive Zeiterfassung ermöglicht es Dir mühelos, die Zeit, die Du für jedes Projekt oder Aufgabe aufwendest, stets im Blick zu behalten. Dadurch kannst Du genaue Rechnungsstellung und optimale Ressourcenzuweisung sicherstellen.

Neue Zeiterfassung erstellen

Nahtloses Prozessmanagement

Erstelle und verwalte Vorgänge nahtlos mit Qivi. Von der Zuweisung von Aufgaben an Teammitglieder und der Verfolgung des Fortschritts bis zur rechtzeitigen Lösung sorgt Qivi für eine vereinfachte Betriebsverwaltung und stellt sicher, dass nichts unter den Tisch fällt.

Beispiel Arbeitsablauf, Zeiterfassung -> Vorgang -> Rechnung

Zentraler Produktkatalog

Mit Qivi kannst Du Deinen Produktkatalog verwalten und sicherstellen, dass Du stets aktuelle Informationen zu Deinem Angebot hast. Füge Produkte hinzu, verwalte den Bestand, aktualisiere sie und ordne sie in Kategorien ein, sodass es ein Kinderspiel ist, genaue Angebote und Rechnungen für Deine Kunden bereitzustellen.

Neues Produkt mit Bestandsverwaltung erstellen

CRM und Kundenmanagement

Baue starke Kundenbeziehungen auf und pflege sie mit dem integrierten CRM. Halte alle Kundendaten an einem Ort organisiert, verfolge Interaktionen, manage Leads und pflege bestehende Beziehungen. Biete personalisierte Erlebnisse, die einen bleibenden Eindruck hinterlassen. Mit Qivi kannst Du eine erstklassige Kundenerfahrung bieten und langfristige Kundenbindungen aufbauen.

Neuen Kunden anlegen

Rechnungen

Erstelle professionelle Rechnungen mühelos mit der intuitiven Rechnungsvorlage. Passe Dokumente an Dein Branding an, füge Positionen hinzu und versende sie ganz einfach direkt an Deine Kunden. Lege wiederkehrende Rechnungen für Wartungsverträge oder Abonnements an, um diese automatisch zu versenden. Erhalte schnellere Zahlungen und halte Deinen Cashflow aufrecht. Mit Qivi wird die Erstellung von professionellen Rechnungen zum Kinderspiel.

Neue Rechnung erstellen und per E-Mail versenden

Angebote

Erzeuge mit nur wenigen Klicks überzeugende Angebote. Kunden und Produkte auswählen, ggf. optionale Anmerkungen hinzufügen - fertig! Definiere Standardtexte oder passe jedes Angebot individuell an. Beschleunige die Annahme durch das Kundenportal und behalte die Kontrolle über Deine Verkaufsprozesse. Ein Klick genügt, um aus dem Angebot eine Rechnung zu erstellen.

Neues Angebot erstellen und per E-Mail versenden

Kostenerfassung leicht gemacht

Erfasse und kategorisiere Deine Ausgaben mühelos und generiere mit nur wenigen Klicks Ausgabenberichte. Erhalte wertvolle Einblicke in Deine Ausgabemuster und treffe fundierte finanzielle Entscheidungen. Übernimmt die Kontrolle und behalte den Überblick - so kannst Deine Finanzen effektiv verwalten.

Neue (Bar-)Ausgabe inkl. Barmittel erstellen

Optimiertes Aufgabenmanagement

Bleibe stets organisiert und behalte mühelos den Überblick über den Fortschritt Deiner Aufgaben. Verpasse nie wieder einen Termin oder übersehe eine wichtige Aufgabe. Qivi unterstützt Dich dabei, effizient zu arbeiten, ohne, dass etwas unter den Tisch fällt.

Neues Todo mit Unteraufgaben erstellen

Digitales Kassenbuch

Verfolge den Fluss Deiner Barmittel mit dem integrierten Kassenbuch. Für Rechnungen und Ausgaben, die in Bar beglichen werden, wird automatisch ein neues Barmittel erfasst. Das manuelle Erstellen eines neuen Barmittels ist mit wenigen Klicks erledigt. Mit Qivi behältst Du einen vollumfänglichen Einblick über den Barmittelbestand.

Neues Barmittel erstellen

Integriertes Wiki für den Wissensaustausch

Erstelle und verwalte eine zentrale Wissensdatenbank, dokumentiere Prozesse und teile Informationen mit Deinem Team. Steigere die Produktivität, verbessere die Effizienz und fördere eine Lernkultur in Deiner Organisation. Mit Qivi wird die Zusammenarbeit und der Wissensaustausch zum Kinderspiel.

Neuen Menüpunkt und Unterseite im Wiki erstellen

Dashboard und Finanzberichte

Behalte immer den vollen Überblick über Deine finanzielle Gesundheit. Unser Dashboard präsentiert Dir wichtige Kennzahlen und Trends in anschaulichen Diagrammen und Grafiken. Verfolge Umsätze, Ausgaben, Profitabilität und andere finanzielle Metriken auf einen Blick. Generiere mit nur einem Klick Ein- und Ausgabenberichte, analysiere die Leistung Deines Geschäfts, um fundierte Entscheidungen zu treffen. Erobere die Welt der Zahlen und führe Dein Geschäft mit Qivi zum Erfolg.

Dashboard und Finanzberichte

Rollenbasierte Zugriffsverwaltung

Dein Werkzeug, um den Zugriff auf Funktionen und Daten in Deinem Geschäft zu verwalten. Definiere klare Berechtigungen für Deine Mitarbeiter, basierend auf ihren Verantwortlichkeiten und Aufgaben. So kannst Du sicherstellen, dass jeder Mitarbeiter nur auf die Daten und Funktionen zugreift, die für seine Aufgaben relevant sind. Das Rechte- und Rollenkonzept in Qivi gibt Dir die Gewissheit, die Vertraulichkeit und Integrität Deiner Geschäftsdaten zu wahren, während gleichzeitig die Zusammenarbeit und Produktivität gesteigert werden.

Mitarbeiter einladen & Festlegen von Rechten und Rollen

Kundenportal

Die Schaltzentrale für Deine Kunden in Sachen Transparenz und Bequemlichkeit. Kunden erhalten einen einzigartigen Zugriffscode in Form eines Links und QR-Codes, den sie am Ende ihres Angebots oder der Rechnung finden. Hier können ganz bequem Angebote akzeptiert sowie der aktuelle Zahlungsstatus, das Zahlungsziel, Zahlungsmethoden und Deine Bankverbindung für Rechnungen eingesehen werden. Jederzeit besteht die Möglichkeit, das Dokument herunterzuladen oder auszudrucken.

Kundenportal für Rechnungen und Angebote

Abnahmeformulare

Es war noch nie einfacher, ein Abnahmeformular zu erstellen. Basierend auf der erfassten Zeit, den verwendeten Assets und Produkten kannst Du direkt aus einem Vorgang heraus automatisch ein Abnahmeformular generieren. Dabei kann zusätzlich eine anpassbare Checkliste abgearbeitet werden. Das Beste daran? Digitale Signaturen für Kunden und Mitarbeiter inkl. optionaler Standort-Erfassung via GPS. Vereinfache Abnahmeprozesse, sicher Dich ab und optimiere Deine Arbeitsabläufe.

Abnahmeformular erstellen, unterzeichnen und per E-Mail versenden

Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA)

Umsatzsteuervoranmeldung mit Qivi? Gar kein Problem. Ein Klick genügt und das erforderliche Formular, welches Du in Elster hochladen kannst, wird generiert. Die Basis dieser Funktion sind ein- und ausgehende Transaktionen, welche sogar durch ein verknüpftes Bankkonto automatisch erfasst werden können. Minimiere bürokratische Aufwände und kümmer Dich um das wichtigste - Dein Geschäft!

Finanzberichte und UStVA generieren

Mahnvorlagen

Mit Qivi kannst Du Deinen Mahnprozess effizient gestalten. Eine Rechnung ist überfällig? Kein Problem, lege bis zu drei Mahnstufen fest und automatisiere den Prozess. Wenn eine Rechnung überfällig ist, genügt ein Klick, um ein PDF-Dokument zu generieren, das sowohl die Mahnung als auch die ursprüngliche Rechnung enthält. Setze auf ein professionelles Auftreten und optimiere Deine Zahlungsabläufe mit Qivi.

Zahlungserinnerung / Mahnung überfälliger Rechnungen erstellen

SEPA-Lastschrift

Mit der SEPA-Lastschriftfunktion von Qivi, durch die Integration des Zahlungsdienstleisters GoCardless, kannst Du SEPA-Lastschriftmandate direkt von Deinen Kunden anfragen und verwalten – alles bequem innerhalb der App. Führe direkte SEPA-Lastschrifteinzüge oder Einmalzahlungen direkt aus Rechnungen heraus durch, um Deine Zahlungsabwicklung zu optimieren. Im Kundenprofil erhältst Du einen Überblick über Mandate, Zahlungsanfragen und mehr.

Verknüpftes Bankkonto

Verknüpfe Dein Bankkonto mit Qivi und lasse Deine Banktransaktionen automatisch synchronisieren. Neue ausgehende Zahlungen werden erkannt und als Ausgaben erstellt, bei eingehenden Zahlungen wird überprüft, ob diese einer Rechnung zugeordnet werden können, und die entsprechende Rechnung wird direkt als bezahlt markiert. Qivi erledigt all dies automatisch, wo immer es möglich ist. Falls erforderlich, hast Du selbstverständlich immer die Möglichkeit, manuell nachzuarbeiten.

Automatische Zahlungserinnerungen

Mit unserer Funktion für automatische Zahlungserinnerungen sorgen wir dafür, dass Du Dich nicht mehr um das lästige Mahnwesen kümmern musst. Lass Qivi automatisch Zahlungserinnerungen in Form einer von Dir festgelegten E-Mail Vorlage versenden. Es sind bis zu drei Mahnstufen möglich, die Du frei konfigurieren kannst. Somit kannst Du Dich auf das Wesentliche konzentrieren - den Erfolg Deines Geschäfts.

Mühelose Bestandsverwaltung

Behalte den Überblick über Deine Assets. Qivi ermöglicht es Dir, einen organisierten Bestand Deiner Gegenstände wie Hardware, Software und anderer Ressourcen zu pflegen. Verfolge Garantiebedingungen, Besitzverhältnisse, Wartungspläne und finde Assets bei Bedarf mühelos wieder.

Wiederkehrende Rechnungen + SEPA-Lastschrifteinzug + automatischer Zahlungsabgleich + automatische Zahlungserinnerungen = Effizientes Finanzmanagement in Perfektion!

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